Rechnungen abgleichen

So werden Bankbewegungen automatisch mit offenen Rechnungen und Forderungen abgeglichen – und wie du den Abgleich manuell anpassen kannst.

Wenn Bankbewegungen über Live Accounting oder einen camt.053-Import in Infinity einfliessen, versucht das System automatisch, diese mit offenen Rechnungen und Forderungen abzugleichen. So werden Zahlungseingänge und -ausgänge direkt den passenden Belegen zugeordnet.

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Automatischer Abgleich

Der automatische Abgleich läuft bei jeder Synchronisation über eine verbundene Bank (Live Accounting) oder bei jedem manuellen camt.053-Import. Infinity prüft dabei alle neuen Bankbewegungen und vergleicht sie mit offenen Rechnungen und Forderungen in deiner Buchhaltung.

Wird eine passende Rechnung oder Forderung gefunden, wird die Bankbewegung automatisch als Zahlung dieser Rechnung verbucht. Die entsprechende Rechnung wird dabei als (teil-)bezahlt markiert.

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Forderungen (Zahlungseingänge)

Bei eingehenden Zahlungen prüft Infinity, ob der Zahlungseingang zu einer offenen Forderung passt. Der Abgleich erfolgt primär über die Zahlungsreferenz:

• QR-Referenz (QRR): Wenn dein Kunde den QR-Zahlteil deiner Forderung zum Bezahlen verwendet, enthält die Bankbewegung die QR-Referenz. Infinity erkennt darin die Rechnungsnummer und ordnet die Zahlung automatisch zu.
• Creditor Reference (SCOR): Auch strukturierte Referenzen im SCOR-Format werden erkannt und mit der Rechnungsnummer abgeglichen.
• Mitteilungstext: Falls keine strukturierte Referenz vorhanden ist, sucht Infinity im Mitteilungstext der Bankbewegung nach der Rechnungsnummer (z.B. «RE1234»).

Zusätzlich wird geprüft, ob der Betrag der Bankbewegung mit dem offenen Betrag der Forderung übereinstimmt.

Kleine Rundungsdifferenzen (standardmässig bis 4 Rappen) werden automatisch toleriert. Die Toleranz kann in den Einstellungen unter «Buchungsverhalten» angepasst werden.

Versende deine Forderungen mit dem QR-Zahlteil aus Infinity. Wenn deine Kunden über diesen Zahlteil bezahlen, können Zahlungseingänge mit hoher Zuverlässigkeit automatisch zugeordnet werden.

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Rechnungen (Zahlungsausgänge)

Bei ausgehenden Zahlungen vergleicht Infinity die Bankbewegung mit allen offenen Lieferantenrechnungen.

Da ausgehende Zahlungen oft weniger eindeutige Referenzen enthalten, erkennt Infinity die Rechnung anhand von verschiedener Kriterien:

• QR-Referenz: Wenn die Bankbewegung eine QR-Referenz enthält und diese mit einem an der Rechnung angehängten QR-Zahlteil übereinstimmt, ist das das stärkste Zuordnungssignal.
• Betrag: Eine exakte Übereinstimmung zwischen Zahlungsbetrag und offenem Rechnungsbetrag erhöht die Zuordnungswahrscheinlichkeit deutlich.
• Gegenpartei: Der Name des Zahlungsempfängers wird mit den Informationen auf den Belegen der Rechnung verglichen.
• Datum: Die Zahlung sollte zeitlich zur Rechnung passen – idealerweise zwischen Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum.
• Mitteilungstext: Infinity vergleicht den Buchungstext mit dem Inhalt der angehängten Belege.

Wenn die Rechnung ausreichend übereinstimmt, wird sie automatisch zugeordnet.

Hänge PDF-Rechnungen mit QR-Zahlteil direkt an deine Lieferantenrechnungen in Infinity an. So kann Infinity den QR-Zahlteil auslesen und die Zahlung mit deutlich höherer Trefferquote automatisch zuordnen.

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Manueller Abgleich

Wenn Infinity eine Bankbewegung nicht automatisch einer Rechnung oder Forderung zuordnen konnte, kannst du dies manuell tun.

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Rechnung oder Forderung wählen

Öffne die Buchung im Buchen-Tab. Bei Bankbewegungen, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind, findest du die Option:

• «Rechnung wählen» bei Zahlungsausgängen – um eine offene Lieferantenrechnung zuzuordnen
• «Forderung wählen» bei Zahlungseingängen – um eine offene Forderung zuzuordnen

Diese Option erscheint beim Öffnen einer durch eine Bankbewegung erstellte Buchung durch Anklicken.

Wähle die passende Rechnung oder Forderung aus der Liste. Infinity erstellt daraufhin die korrekten Zahlungsbuchungen und markiert die Rechnung als (teil-)bezahlt.

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Zuordnung ändern

Falls die falsche Rechnung oder Forderung zugeordnet wurde, kannst du die Zuordnung jederzeit ändern. Klicke dazu auf:

• «Rechnung ändern» bei Zahlungsausgängen
• «Forderung ändern» bei Zahlungseingängen

Wähle anschliessend die korrekte Rechnung oder Forderung aus. Die bisherigen Zahlungsbuchungen werden durch die neuen ersetzt.

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Zuordnung aufheben

Du kannst die Verknüpfung zwischen einer Bankbewegung und einer Rechnung auch vollständig aufheben. Klicke dazu auf:

• «Von Rechnung trennen» bei Zahlungsausgängen
• «Von Forderung trennen» bei Zahlungseingängen

Die Buchung wird dann neu generiert, ohne Bezug zu einer Rechnung – als wäre sie eine reguläre Bankbewegung ohne Rechnungszuordnung.